Mise à jour : version 2019

Article 1 : Définition du règlement intérieur
Article 2 : Modalités d’acquisition de la qualité de membre du CliSP, association active ou correspondante, membre d’honneur
Article 3 : Rôle et fonctionnement du Collège et de ses membres représentants de subdivision
Article 4 : Modalités pratiques des élections des membres du Bureau et du Collège
Article 5 : Modalités d’organisation et déroulement des réunions du Collège
Article 6 : Modalités d’organisation des groupes de travail
Article 7 : Représentation au sein du Réseau européen des internes de santé publique (EuroNet MRPH)
Article 8 : Gestion des frais engagés par les membres du Bureau et du Collège
Article 9 : Modification du règlement intérieur

Article 1 : Définition du règlement intérieur

• 1.1. Conformément à l’article 14 des statuts du CliSP, le règlement intérieur est établi par le Bureau, et doit être approuvé par le Collège. Il est destiné à compléter les silences des statuts du CliSP, notamment ceux qui concernent l’administration interne de l’association.

Article 2 : Modalités d’acquisition de la qualité de membre du CliSP, association active ou correspondante, membre d’honneur

• 2.1. Tout interne en médecine inscrit au DES de Santé Publique ou ayant suspendu sa formation depuis moins de 24 mois peut devenir membre du CliSP.
• 2.2. Les personnes physiques ayant rendu de grands services au CliSP ou à la spécialité de Santé Publique peuvent devenir membres d’honneur du CliSP. Ce statut de membre d’honneur sera prononcé par l’Assemblée Générale, par un vote adopté aux deux tiers des membres présents ou représentés. La liste des personnes éligibles pour ce statut est proposée par le Président du CliSP et votée en réunion du Collège, à la majorité des membres du Collège et du Bureau, présents ou représentés.
• 2.3. Les associations d’Internes en Santé Publique existantes en France peuvent obtenir le statut d’Associations Actives du CliSP. Ce titre d’Association Active du CliSP sera prononcé par le Collège, à la suite d’une demande de l’association candidate, par une délibération à la majorité absolue des membres du Collège et du Bureau, présents ou représentés. Elles sont représentées par leur président, ou par un autre membre de l’association par délégation du président, et ont une voix consultative lors des Assemblées Générales et des réunions du Collège, telles que définies à l’alinéa 3.5 de présent règlement.
• 2.4. Les associations professionnelles poursuivant des buts identiques ou similaires à ceux du CliSP et souhaitant entretenir un partenariat moral avec le CliSP, peuvent obtenir le statut d’Associations Correspondantes du CliSP. Ce titre d’Association Correspondante du CliSP sera prononcé par le Collège, à la suite d’une demande de l’association candidate, par une délibération à la majorité absolue des membres du Collège et du Bureau, présents ou représentés. Elles sont représentées par leur président, ou par un autre membre de l’association par délégation du président, et ont une voie consultative lors des Assemblées Générales et des réunions du Collège.
• 2.5. Chacun des membres du CliSP :
  • Bénéficie des avantages que peut procurer le CliSP.
  • Possède une voix délibérative lors des Assemblées Générales. En cas d’absence à l’Assemblée Générale, il est possible de donner une procuration à un des membres présents physiquement à ladite Assemblée Générale. Chaque membre ne peut obtenir plus de deux procurations, en plus de son propre vote.
  • Règle les cotisations qui sont payables annuellement.
• 2.6. Chacun des membres d’honneur :
  • Bénéficie des avantages que peut procurer le CliSP, à l’exception de certains avantages suivants non exhaustifs :
    • ils ne peuvent disposer des droits d’accès aux informations personnelles concernant les internes ;
    • les frais lors des séminaires organisés pour les internes restent entièrement à leur charge.
  • Possède une voix consultative lors des Assemblées Générales.
•  2.7. En outre, chacun des membres et membres d’honneur doit assumer les devoirs suivants :
  • Observer les statuts, le règlement intérieur et toutes les décisions régulièrement prises par le CliSP.
  • Participer aussi activement que possible à la vie de l’organisation.

Article 3 : Rôle et fonctionnement du Collège et de ses membres représentants de subdivision

• 3.1. Le Collège est composé des 28 représentants de subdivision comme le prévoit l’article 5 des statuts du CliSP. Les représentants de chaque subdivision sont élus selon les modalités décrites à l’article 4, alinéa 4.2 du présent règlement.
• 3.2. Les représentants sont le lien entre les internes de Santé Publique et le Collège et le Bureau du CliSP. A ce titre, ils doivent :
  • représenter les internes de leur subdivision auprès du CliSP ;
  • relayer les informations du Bureau et du Collège du CliSP aux internes de leur subdivision (séminaires, bulletins, etc.) ;
  • transmettre auprès du Bureau et du Collège du CliSP les différents problèmes rencontrés par les internes de leur subdivision qui ont un rapport avec leur formation de DES, afin que tout problème influant ou pouvant influer sur la formation des internes soit discuté lors des réunions du Collège et leurs solutions envisagées.
• 3.3. Les membres du Collège doivent définir lors des réunions quels sont les axes de travail du CliSP. Ils doivent également participer aux différents groupes de travail définis à l’article 6 du présent règlement en s’impliquant dans au moins un groupe de travail.
• 3.4. Les membres du Collège doivent être présents aux réunions du Collège. Si un membre du Collège ne peut être présent, il est invité à désigner un suppléant selon les modalités décrites à l’article 5.2 du présent règlement.
• 3.5. Les réunions dénommées “réunions du Collège” réunissent les membres du Collège et du Bureau et sont ouvertes à tout interne de Santé Publique souhaitant y assister. Les modalités d’organisation et de déroulement de ces réunions sont définies à l’article 5 du présent règlement.

Article 4 : Modalités pratiques des élections des membres du Bureau et du Collège

• 4.1. Conformément à l’article 9 des statuts du CLiSP, les membres du Bureau sont élus individuellement chaque année par l’Assemblée Générale. Les candidats à chacun des postes à pourvoir doivent se faire connaître selon la procédure mise en place au moins 4 jours avant la tenue de l’Assemblée Générale. Les membres du bureau sont élus, poste par poste, par un scrutin uninominal majoritaire à un tour. Le scrutin se déroule, pour chaque poste à pourvoir, en règle, à main levée, laissant place à l’abstention. Un vote à bulletins secrets peut être demandé par tout membre de l’Assemblée Générale. Si plusieurs candidats sont déclarés au même poste, un scrutin à bulletins secrets est organisé de plein droit. Ils sont élus pour un an.Les membres du Bureau s’engagent à avoir un casier judiciaire vierge (bulletin judiciaire n°3).
• 4.2. Le représentant de chaque subdivision est élu par les internes de la subdivision correspondante. Les vingt-huit subdivisions organisent librement les modalités de leur scrutin, élisent un représentant et envoient le compte-rendu des élections au Secrétaire Général du CliSP. Le renouvellement du représentant de subdivision peut se faire au cours du mandat annuel du Bureau du CliSP. Il est possible, pour chaque subdivision, de changer de représentant à tout moment du mandat du Bureau et autant de fois nécessaire.Les résultats des différentes élections sont proclamés en Assemblée générale ordinaire, une fois par an, afin d’entériner, par procès-verbal, la liste des membres du Collège. En cas de vacance d’un poste, le motif est exposé dans le procès-verbal, sans que cette vacance soit de nature à empêcher l’administration de l’association, conformément à l’article 6 des statuts du CliSP.Si plus des 2/3 des postes du Collège sont laissés vacants, il est procédé, en Assemblée générale, à un tirage au sort parmi les membres présents ou représentés afin de constituer la structure d’administration nécessaire telle qu’elle est prévue à l’article 6 des statuts du CliSP.
• 4.3. En cas de non-respect du règlement, un membre peut être exclu du CLiSP dans le cas ou au moins 2/3 des membres du Bureau et Collège votent cette exclusion. Toutefois, en cas d’urgence, une suspension peut être prononcée par le Bureau, auquel cas un vote des membres du Bureau et du Collège se tiendra lors de la réunion suivante pour confirmer cette décision selon les modalités décrites dans cet alinéa 4.3.

Article 5 : Modalités d’organisation et déroulement des réunions
du Collège

• 5.1. Une réunion du Collège aura lieu au moins une fois par trimestre sur convocation du Bureau ou sur la demande d’au moins le quart des membres du Collège. Les réunions du Collège sont ouvertes à tout interne de Santé Publique qui souhaite y assister. Le Collège débat et valide les projets en cours et à venir. Les décisions sont prises à la majorité simple des membres du Bureau et du Collège présents ou représentés, conformément à l’article 8 des statuts du CLiSP. Les votes blancs et nuls ne sont pas pris en compte.Les réunions du Collège peuvent se tenir de façon dématérialisée dès lors que l’outil numérique retenu permet la libre expression et le débat de l’ensemble des membres du Bureau et du Collège présents ou représentés. Les réunions du Collège ainsi dématérialisées peuvent être suivies d’une consultation électronique des membres du Collège telle que prévue à l’alinéa 5.5 du présent règlement.
• 5.2. Si un membre du Collège ne peut être présent, il pourra donner procuration pour tout ou partie de ses votes à un autre membre du Collège ou à un membre du CliSP de sa région nommément désigné dans la procuration. La procuration sera vérifiée par le Secrétaire en début de réunion. Aucun membre du Collège ne peut être porteur de plus de deux procurations, en plus de son propre vote.Par ailleurs, ce suppléant bénéficie des mêmes modalités de remboursement des trajets que le représentant de subdivision, telles qu’elles sont définies à l’article 7 du présent règlement.
• 5.3. Lorsque la convocation provient du Bureau du CliSP, la date de chaque réunion de Collège doit être fixée au minimum 10 jours avant la réunion. Exceptionnellement, le Collège peut convoquer une réunion du Collège en urgence lorsqu’au moins un quart de ses membres en a fait la demande auprès du Président et du Secrétaire du CliSP. Dans ce cas, la date doit être fixée au minimum 5 jours avant la réunion. Afin de fixer la date de la réunion du Collège, la consultation des membres du Collège via un calendrier en ligne est recommandée.
• 5.4. L’ordre du jour des réunions du Collège est élaboré par le Bureau et le Collège. Il doit être envoyé au minimum une semaine avant la date de la réunion, sauf situation exceptionnelle prévue à l’alinéa 5.3 du présent règlement. Toute modification de l’ordre du jour intervenant moins d’une semaine avant la date de la réunion du Collège doit faire l’objet d’un envoi rectificatif à l’ensemble des membres du Collège. Sauf situation exceptionnelle, le déroulement des réunions du Collège doit suivre l’ordre du jour.
• 5.5. Une consultation électronique des membres du Collège peut être organisée en dehors des réunions du Collège. Elle appelle chacun des membres du Collège à se prononcer « pour », « contre » ou à s’abstenir sur une position ou une orientation stratégique. Les voies exprimées de façon électronique s’apparentent à l’expression orale des membres présents ou représentés en réunion de Collège. Conformément à l’article 8 des statuts du CliSP, les décisions relatives à ces positions ou ces orientations sont alors prises à la majorité simple des voix exprimées. Le cas échéant, information doit être faite à tous les membres du Collège des résultats de la consultation sous 24 heures suivant la fin de la consultation.
• 5.6. Un compte-rendu de réunion contenant l’ensemble des décisions prises et les grands axes de discussions doit être rédigé par le Secrétaire ou son suppléant à l’issue de chaque réunion.Le compte-rendu doit être envoyé dans les 15 jours qui suivent la réunion aux membres du Collège et du Bureau ainsi qu’aux membres présents à la réunion, pour commentaires et modification. Le compte-rendu définitif doit être adressé au moins un mois avant la réunion suivante.Un compte-rendu succinct de la réunion est communiqué à l’ensemble des membres du CliSP.

Article 6 : Modalités d’organisation des groupes de travail

• 6.1. Un groupe de travail regroupe des membres de l’association en vue de la réalisation d’un travail sur un thème précis. Il est constitué d’un responsable et de membres chargés de ce travail. Le responsable du groupe de travail doit être membre du Bureau ou du Collège.
• 6.2. La création d’un groupe de travail et son thème sont proposés en réunion par le Collège mais le Président peut proposer d’emblée un groupe de travail en cas d’urgence.D’autre part, un groupe de travail peut être créé et son thème défini, lors de chaque réunion du Collège, par un vote à la majorité relative des membres du Collège et du Bureau présents ou représentés.

• 6.3. Durant chaque réunion du Collège, des membres du Collège et du Bureau se portent volontaires pour intégrer ces groupes. Ils sont ouverts à tous les internes de Santé Publique membres du CliSP.
• 6.4. Les objectifs, les livrables, ainsi que les délais pour rendre les livrables du groupe de travail sont fixés lors de la réunion du Collège. Ces informations doivent faire partie du compte-rendu de la séance.
• 6.5. Après chaque réunion du Collège, les membres du CliSP doivent être informés des différents groupes de travail existants, de leurs objectifs, du contexte de leur création et de leur constitution provisoire par les membres du Collège et du Bureau, afin de pouvoir y participer s’ils le désirent.
• 6.6. Sous la responsabilité du responsable du groupe de travail, les participants aux différents groupes de travail définissent entre eux la répartition des tâches et s’organisent de façon à terminer et à envoyer les livrables aux membres du Bureau et du Collège, ainsi qu’aux internes membres de l’association ayant participé aux différents groupes de travail, afin que ceux-ci puissent en prendre connaissance et y apporter les modifications qu’ils jugent nécessaires.
• 6.7. A chaque réunion du Collège, le responsable du groupe de travail doit présenter les avancées du groupe, les livrables fournis. Chaque membre du Collège et du Bureau peut apporter ses commentaires et suggérer des modifications aux travaux délivrés par le groupe de travail en amont et pendant les réunions. Le groupe de travail doit prendre en compte les commentaires et modifications apportés par les membres du Collège et du Bureau.
• 6.8. Les réunions du Collège doivent privilégier les échanges sur les orientations, objectifs, méthodologie et délais des groupes de travail. Les spécificités de chaque travail doivent être discutées en dehors des réunions par les membres du groupe de travail et tout autre membre du Bureau ou du Collège intéressé.

Article 7 : Représentation au sein du Réseau européen des internes de santé publique (EuroNet MRPH)

• 7.1. Pendant toute la durée de l’adhésion du CliSP au Réseau européen des internes de santé publique (EuroNet MRPH), et tant que celle-ci court, les membres de l’équipe française d’EuroNet MRPH sont élus individuellement chaque année par un scrutin uninominal majoritaire à un tour en Assemblée Générale.Peuvent se porter candidats les membres actifs du CLiSP à jour de cotisation.Les candidats aux postes à pourvoir doivent se faire connaître auprès de l’équipe française en cours de mandat au minimum 7 jours avant la tenue de l’Assemblée Générale. L’équipe française valide les candidatures par un vote à la majorité simple puis transmet les candidatures valides au bureau du CLiSP pour procéder à l’élection. Le scrutin se déroule, pour chaque poste à pourvoir, en règle, à main levée, laissant place à l’abstention. Un vote à bulletins secrets peut être demandé par tout membre de l’Assemblée Générale. Si plus de candidats que de postes sont déclarés, un scrutin à bulletins secrets est organisé de plein droit.

  Ils sont élus pour une durée d’an renouvelable selon les mêmes modalités d’élection.

  Les membres de l’équipe s’engagent à avoir un casier judiciaire vierge (bulletin judiciaire n°3).

• 7.2. L’empêchement se définit, quelle qu’en soit la raison, par la non-participation à toutes activités de l’équipe française d’EuroNet MRPH pendant une durée de 3 mois consécutifs.En cas d’empêchement ou de démission d’un membre de l’équipe française, un nouveau membre est désigné par vote du Collège à la majorité simple. Son élection est confirmée lors de l’Assemblée Générale suivante.
• 7.3. Le membre de l’équipe française en charge de la liaison EuroNet MRPH-CLiSP, en tant que membre du bureau du CLiSP, est élu individuellement chaque année en Assemblée générale selon les modalités rapportées pour l’élection des membres du Bureau.
• 7.4. Les membres de l’équipe française s’engagent à communiquer rapidement les propositions et les décisions prises au sein du réseau. Les décisions jugées d’impact majeur par les membres de l’équipe, doivent être examinées et validées par le Collège du CliSP, avant que l’équipe française d’EuroNet MRPH exprime son vote lors d’une réunion, une visioconférence ou par voie électronique. Le Collège peut être sollicité par tous les moyens disponibles y compris un vote dématérialisé.
• 7.5. Pendant toute la durée de son adhésion à EuroNet MRPH, le CliSP soutient la participation des internes français aux activités du réseau, et s’engage à communiquer, dans la mesure de ses possibilités, les opportunités et nouveautés concernant EuroNet MRPH.

Article 8 : Gestion des frais engagés par les membres du Bureau et
du Collège

• 8.1. Ces modalités de remboursement sont valables une fois par représentant et par réunion du Collège.
• 8.2. Une demande de remboursement doit être transmise au Trésorier accompagnée de ses justificatifs. La conformité des demandes est vérifiée par le Trésorier.
• 8.3. Modalités de remboursement des frais dans le cadre d’une réunion du Collège :
  • Déplacements :
    • Train et avion : un aller-retour est remboursé sur la base d’un titre de train « seconde classe » de même période et même trajet. Un mois minimum sépare la réservation du titre de la réunion, une semaine en cas de réunion d’urgence.
    • Transport urbain : un aller-retour est remboursé.
    • Véhicule : seul les trajets via le covoiturage ou les bus sont remboursés selon le même principe que le remboursement des trajets en train ou en avion. Le remboursement en véhicule individuel n’est pas remboursé.
    • Taxi : Le taxi n’est pas pris en charge.
    • Plafond de remboursement : le remboursement ne peut dépasser 150€ par réunion sans validation préalable par le bureau.
  • Hôtel ou auberge :
    L’hébergement n’est pas pris en charge. Les membres du Collège sont vivement encouragés à pratiquer le couchsurfing.
  • Restauration :
    Les repas ne sont pas pris en charge.
• 7.8. Modalités de remboursement des frais hors des réunions du Collège :
  Ces remboursements sont décidés par le Président après consultation du Bureau et du Collège.

Article 9 : Modification du règlement intérieur

• 9.1. La ratification nécessite la majorité des deux-tiers des votes des membres du Collège et du Bureau présents ou représentés en réunion du Collège. Cette ratification peut intervenir par voie électronique selon les modalités prévues par l’article 5 du présent règlement.
• 9.2. Son effet est immédiat et non rétroactif.