Appel à candidatures élections bureau 2017/2018

Missions

Le vice-président assiste directement le président dans ses fonctions.Il remplace ponctuellement le président en cas d’indisponibilité de celui-ci.
En accord avec lui, il peut se voir déléguer des fonctions spécifiques – à définir – pour la durée du mandat afin d’en décharger la président.

En tant que membre du bureau, le secrétaire générale est au cœur des décisions. il gère en partie les relations extérieures via la messagerie, et les relations intérieures via l’organisation des réunions et la diffusion des comptes-rendus à l’ensemble des internes. Pour toutes ses missions, il travaille en collaboration avec l’ensemble du bureau et en particulier le président et le chargée de la communication.

Missions

Administration :

• Déclarer la nouvelle équipe dirigeante à la préfecture et maintenir à jour le registre de l’association ;
• Superviser l’archivage numérique des documents du CliSP.

Mise à jour des annuaires et contrôle de la messagerie :

• Mettre à jour l’ensemble des annuaires (internes de santé publique en cours de formation, référents de villes, coordonnateurs locaux et interrégionaux) avec l’aide des représentants d’interrégions ;
• Répondre aux demandes reçues par courriel, transférer lorsque nécessaire les messages aux membres du bureau concernés, assurer le suivi et l’archivage de la correspondance.

Préparation des réunions :

• Planifier les réunions en sélectionnant une date permettant de réunir la plus grande partie du bureau et du collège ;
• Préparer l’ordre du jour des réunions en rassemblant les diverses propositions.

Aval des réunions :

• Lancer les groupes de travail constitués, en transmettant les informations nécessaires à chaque responsable : noms et adresses courriel des membres, objectifs, délais, livrables attendus ;
• Confier aux représentants d’interrégions les missions spécifiques qui leur ont été attribuées en réunion ;
• Rédiger le compte-rendu, le soumettre à la relecture du bureau et du collège, puis le mettre en forme.

Le vice-secrétaire en charge des événements assiste le secrétaire lors de l’organisation des événements du CliSP comme des séminaires tels que le SANI ou le CliSPro.

Missions

Préparation des événements :

• Coordonne les groupes de travail (GT) relatifs aux événements du CliSP et organise les réunions de ces groupes ;
• Travaille en lien le secrétaire et le chargé de communication sur les aspects logistique des événements (alimentation, salle, intervenants, programme social,…) ;
• Définit et planifie les tâches et organise la délégation de celles-ci aux différents membres des GT relatifs aux événements afin d’assurer la bonne organisation des événements ;
• Assure le suivi des inscriptions aux événements en temps réel ;
• Est responsable du respect des calendriers et dates butoirs.

Orchestration des événements :

• Délègue des missions opérationnelles aux membres des GT relatifs aux événements ou à d’autres membres du CliSP ;
• Est responsable du bon déroulé des événements et du dialogue avec les différents partenaires ;
• S’assure, en lien avec le secrétaire, d’impulser une bonne dynamique et de guider les participants tout au long de l’événement (prise de parole en ce sens).

Evaluation des événements :

• Met en place un questionnaire d’évaluation à distance cohérente de l’événement ;
• Communique au collège les résultats de l’évaluation et les propose des pistes d’amélioration des points problématiques.

Le trésorier assure ses missions tout au long de l’exercice comptable correspondant au mandat du collège et du bureau. Chaque été, la transition est réalisée entre le trésorier sortant et le trésorier élu.

Missions

Suivi des recettes :

• Assurer le suivi de la collecte des cotisations des membres (ainsi que des éventuelles participations exceptionnelles aux événements organisés par l’association), et leur fournir une attestation de versement lorsqu’ils en font la demande ;
• En lien avec le reste du bureau, rédiger et transmettre le(s) dossier(s) de demande de subvention et le(s) compte(s)-rendu(s) financier(s) de subvention ;
• Étudier, en lien avec le reste du bureau, les possibilités de diversification des sources de financement pour l’association.

Suivi des dépenses :

• Réaliser les paiements et assurer le suivi des dépenses engagées directement par l’association (frais de fonctionnement, événementiel, etc.) ;
• Assurer le remboursement des frais engagés par les membres du collège et du bureau lorsqu’ils sont pris en charge par l’association (déplacements, achats divers, etc.) contre l’envoi des justificatifs nécessaires (factures et notes de frais).

Comptabilité :

• Faire l’interface avec la banque de l’association ainsi qu’avec PayPal, leur transmettre les documents nécessaires à la prise en compte de l’élection de la nouvelle équipe ;
• Tenir le registre des opérations (recettes et dépenses) et assurer, en cohérence, le suivi des comptes (opérations, balance) ;
• Collecter et archiver (papier et numérique) les pièces comptables (justificatifs, relevés de compte, etc.) en assurant la traçabilité de leur correspondance avec les opérations ;
• Assurer la pérennisation et l’amélioration des outils nécessaires à la gestion comptable de l’association ;
• Réaliser et actualiser régulièrement le budget prévisionnel, à partir de l’estimation des recettes et dépenses, pour permettre la détermination des marges de manœuvre financières ;
• Réaliser le compte de résultat définitif en fin de mandat, à partir des recettes et dépenses effectives, et le soumettre lors du bilan financier devant l’assemblée générale.

Missions

Le Webmaster travaille en collaboration avec le responsable éditorial. Il assure la partie technique du Site Web.

Maintenance du site :

• Réalisation des procédures de sécurité;
• Sauvegardes régulières du site;
• Mise à jour de Joomla et composants;
• Mise à jour des protections du site;
• Veille technologique;
• Gestion et maintien à jour du stockage sur le serveur;
• Amélioration technique du site

Répondre aux sollicitations techniques :

• Réorganisation du site;
• Problèmes des utilisateurs;
• Alertes de sécurité.

Le site du CliSP est la vitrine de notre association. Elle est consultée par les externes, les anciens internes, nos partenaires, des professionnels, et par les internes de la spécialité. Il est donc important d’avoir un site à jour et bien organisé

Missions

Le responsable éditorial Web travail en collaboration avec le Webmaster afin de gérer le contenu du site. Il participe également aux réunions du bureau afin d’aider au mieux à la communication sur le site Web.

• Mise à jour des informations générales sur le site
• Mise en ligne des offres d’emplois
• Rédaction et mise en ligne des articles (actualités, évènements, infos…)
• Publication de la newsletter
• Organisation du site Web
• Répondre aux diverses sollicitations du bureau
• Mise en ligne des bulletins du CliSP
• Aide à la visibilité des partenaires
• Aide aux groupes de travail
• Et diverses sollicitations selon les travaux en cours

Les sollicitations étant fréquentes, le responsable éditorial et le Webmaster assurent à eux deux la veille

Ce poste porte tout d’abord sur la mise en valeur des activités de l’association au travers d’une information appropriée vis-à-vis des publics cibles : communication interne (auprès des internes de Santé publique) et externe (auprès des partenaires, mais aussi de tous les autres publics cibles du CliSP). Il porte également sur l’animation communautaire de la partie du site Web réservée aux internes de Santé publique.

Missions

Communication interne

• En lien avec le reste du bureau, rédiger et diffuser des messages à destination des internes (évènements, constitution des groupes de travail, projets, etc.), diffuser les comptes-rendus des réunions, et participer à la conception des sondages à destination des internes ;
• Tenir un calendrier des messages diffusés et à diffuser de façon à communiquer à un rythme approprié ;
• Maintenir les listes de diffusion : mise à jour des abonnements et désabonnements, recherche de solutions pour les adresses en erreur.

Communication externe

• En lien avec l’administrateur-trice Web, suivre la mise en ligne des contenus sur le site, et maintenir les flux d’information associés (RSS, lettre d’information, etc.) ;
• Rédiger la newsletter mensuelle du CliSP comportant les évènements importants en lien avec l’internat de Santé Publique
• Développer la présence du CliSP sur les réseaux sociaux (facebook et twitter) et effectuer une veille sur les forums d’étudiants en médecine ;
• Organisation de la stratégie de communication externe de l’association et de promotion du D.E.S. / de la spécialité (en lien avec le groupe de travail dédié).

Animation communautaire

• En lien avec l’administrateur-trice Web, participer à l’animation et à l’organisation des échanges sur la plateforme communautaire du site Web du CliSP (suivi de la constitution et de la dynamique des groupes, etc.).

Le Bulletin du CliSP est un outil majeur d’information et de communication interne (entre internes de santé publique) et externe (auprès des partenaires du CliSP). Le chargé du Bulletin a la charge de concevoir le Bulletin du CliSP au niveau du fond et de la forme. Il travaille en étroite collaboration avec le président, le chargé de la communication, l’équipe de rédaction (tout interne de santé publique souhaitant s’investir dans la réalisation du Bulletin) et les partenaires de réalisation du Bulletin (maquettiste, imprimeur).

Missions

Sur le fond :

• Recherche en amont du contenu pour les prochains Bulletins : thèmes d’actualités, événements du DES, projets du CliSP, enquêtes, stages d’internes, AISP, nouvelles touchant la santé publique venant d’autres institutions ou spécialités, etc.
• Recherche des rédacteurs correspondants : membre du bureau, du collège, tout interne de santé publique, AISP, médecin de santé publique, etc.
• Discute et décide des choix éditoriaux et de la trame du Bulletin avec le président, le chargé de communication et l’équipe de rédaction, dans le respect des buts du CliSP (cf. article 2 des statuts de l’association).
• Lors des réunions du collège et du bureau du CliSP : fait le point sur le Bulletin précédent et les pistes de rédaction pour le Bulletin suivant.

Sur la forme :

• Assure la bonne marche et la perpétuation de la collaboration entre le CliSP et les partenaires de son Bulletin : maquettiste et imprimeur.
• Détermine le rétroplanning de conception de chaque Bulletin en collaboration avec lesdits partenaires.
• S’assure du respect des dates-limites de rendu des articles par les rédacteurs.
• Transmet aux rédacteurs de chaque article les points de fond et de forme demandés (titre, forme de l’article, auteur, citations, illustrations, encarts) et s’assure de leur respect.
• Assure la relecture et les corrections de chaque article et du Bulletin, dans le fond et dans la forme.
• Conçoit la maquette du Bulletin avec le maquettiste, l’éditeur.
• S’assure du respect des droits d’images.
• Valide, avec le président et le chargé de communication, la maquette et in fine le bon à tirer pour l’imprimeur.
• Assure les conditions optimales de réception des exemplaires imprimés du Bulletin.

Il a en charge l’animation et l’appui des représentants dans la réalisation de leurs missions.

Missions

• Centraliser les retours des représentants (mise à jour des annuaires, animation de l’inter-région, retour de missions ponctuelles, etc.)
• Répondre aux questions et sollicitations des représentants quant à leurs missions
• Alimenter et faire connaître la boîte à outils des représentants sur le drive
• Alerter les représentants en amont et en aval des réunion du bureau afin de mieux communiquer aurpès des ISP sur la teneur de ces réunions et de faire remonter leurs remarques/questions/problèmes en lien avec leur internat

Il s’agit principalement d’assurer la communication entre le CliSP et EuroNet MRPH, et plus largement entre les internes de Santé publique français et leurs collègues européens voire extraeuropéens .

Missions

• S’assurer que des contributions des internes d’EuroNet MRPH seront apportées aux Bulletins du CliSP : il sollicite ses collègues d’EuroNet pour la rédaction d’articles et les informe des dates limites pour leur soumission ;
• Faciliter la présence d’internes européens lors d’évènements du CliSP (Séminaire d’Accueil des Nouveaux Internes, Séminaire Annuel National du D.E.S., Journées du CliSP) dans la mesure des possibilités de ces derniers en les informant de la date de ces évènements;
• Servire d’interface entre les internes français et EuroNet MRPH : par exemple en cas de demande de l’un d’eux pour trouver un terrain de stage dans l’un des pays membre d’EuroNet ;
• Répondre aux demandes diverses des deux parties : celles du CliSP pour EuroNet MRPH et inversement.

Le chargé de liaison EuroNet MRPH est l’un des deux membres du Desk d’EuroNet MRPH. À ce titre il assiste aux trois meetings annuels du réseau européen (déplacements pris en charge en partie par le CliSP) et il en fait le retour lors des réunions du collège et de l’assemblée générale du CliSP.

Le chargé de liaison euroNet MRPH est choisi en début d’année par l’association EuroNet MRPH et confirmé par le bureau du CliSP, le poste n’est pas ouvert aux candidatures pour cette élection.