Organisation du SANFI 2016
A la suite de Lyon en 2015, Lille est fière d’accueillir la douzième édition du Séminaire Annuel National de Formation des Internes de Santé Publique, du 20 au 22 avril 2016, au sein du pôle recherche du Centre Hospitalier Régional Universitaire de Lille.
Organisé par une dizaine d’internes locaux, cet évènement incontournable (Braderie de Lille mise à part) accueille près de deux cents internes de Santé Publique des quatre coins de la France, pour trois jours de rencontres sur le thème « Risque sanitaire : identification, communication et prévention. »
La genèse
« Tout a commencé à Strasbourg au moment du Sanfi 2014. Pour Adrien, Alexandre G et moi-même, il s’agissait de notre premier séminaire national. Les Lyonnais s’étaient déjà organisés pour le Sanfi 2015 et nous devions désigner la ville pour l’année d’après. Internes de premier semestre débordant d’énergie, nous nous sommes très rapidement laissés emporter par le projet. » Yujin
En 2014, Lille présente donc sa candidature sous l’impulsion de quelques internes portés par une expérience très positive au séminaire de Strasbourg. Une candidature stimulée par l’idée de vivre une aventure inédite, puisqu’il s’agit du premier Sanfi organisé dans la région.
« Ma motivation principale résidait dans le fait d’avoir particulièrement apprécié le Sanfi 2014 à Strasbourg. Étant de la région, c’était aussi l’occasion de faire découvrir ma ville aux internes de la France entière. » Alexandre G
Et cette opportunité se présente effectivement, puisqu’en novembre 2014, la candidature de Lille est retenue pour l’organisation. S’amorce alors la longue route vers le Sanfi 2016.
La conscription
Les piliers d’un séminaire réussi consistent en un thème captivant autour du risque sanitaire, une équipe enseignante motivée et des internes dynamiques en quantité suffisante.
A l’initiative de cette candidature dès 2014, l’Alisp (Association Lilloise des Internes de Santé Publique) s’est employée à intégrer les plus jeunes et à stimuler les plus anciens tout au long du projet, via une association dynamique et fédératrice au site internet pas trop moche et au compte Twitter plutôt actif.
« On a commencé à préparer le séminaire dix-huit mois à l’avance, je venais tout juste de commencer le DES. Première réunion de l’Alisp à laquelle je pensais donc venir en spectateur : « Salut les gars, il faut des volontaires pour l’organisation du Sanfi ». » Philippe
Afin de constituer une équipe solide, les anciens internes proposent aux plus jeunes de s’investir dans le projet en 2014. Ils renouvellent l’expérience en 2015, et parviennent à corrompre une interne de médecine du travail dans la foulée, afin d’accomplir leurs sombres desseins.
Mode d’emploi
Monter un projet de cette envergure, c’est bien, mais avoir les outils pour le faire, c’est encore mieux. Et dans ce domaine, rien n’a été mis de côté. Un Mooc gestion de projet a été suivi par l’équipe sur les conseils d’Alexandre C.
« Commencer par le Mooc nous a donné des objectifs et des exercices pratiques à faire à un moment où l’organisation du séminaire en elle-même était vague. On a pris rapidement un rythme d’une réunion toutes les deux semaines pour suivre cette formation et maintenir notre motivation sur les six premiers mois. Cela nous a aussi permis de définir les tâches et de se répartir entre les différents groupes de travail : gestion, communication, logistique et partenariats. » Nicolas
Grâce à cet investissement de temps, les rôles de chacun se sont précisés :
Adrien a investi sa ténacité dans les partenariats : « Au niveau du GT partenariat que je coordonne, il a fallu impulser des dynamiques pour réaliser ce travail parfois fastidieux mais indispensable. Cela passe également par la formation de notre équipe à une stratégie marketing permettant d’atteindre le but que l’on s’était fixé en matière de budget. J’étais ainsi en charge de toute la stratégie. Cela se rapproche beaucoup de la stratégie d’entreprise en fait : définition d’une cible, adaptation de nos produits, stratégie de prix, arguments commerciaux… »
Marielle, en charge du financement : « C’est naturellement, qu’en tant que trésorière de l’Alisp, je me suis mise à gérer la trésorerie du Sanfi. D’autant que les fonds à détourner allaient être nettement plus conséquents. »
Alexandre G s’est chargé de la logistique : « Je me suis proposé d’emblée comme responsable dans ce domaine, c’est la partie de l’organisation pour laquelle je me sentais le plus à l’aise. Il m’a donc fallu chercher un hébergement, un traiteur, un restaurant etc. »
Yujin a supervisé la communication : « Au tout début de l’organisation, nous remplissions difficilement l’heure prévue pour la réunion. Ne sachant pas trop par quoi commencer et l’échéance étant encore lointaine dans nos esprits, l’enthousiasme initial s’est transformé en lassitude. Mais tout a repris à la rentrée 2016. L’ordre du jour des réunions s’est alourdi petit à petit, les sessions « partenariats » se sont rapprochées, nous passions de plus en plus de temps ensemble et la boîte mail officielle du Sanfi 2016 a connu une croissance exponentielle. »
Et Alexandre C, chef du projet, a pris toute l’équipe en main, épaulé par Nicolas : une organisation maîtrisée, avec des personnes impliquées et formées à la gestion de projet, renforcée par une bonne communication interne. Bref, rien de moins que la pointe de la technologie pour se préparer à vous accueillir.
« Lors de notre première réunion il y a maintenant plus d’un an, j’ai proposé d’appliquer les principes de la gestion de projet au Sanfi 2016. Les autres membres de l’équipe d’organisation ont ainsi pu suivre le tronc commun du Mooc et j’ai pu appliquer les connaissances acquises grandeur nature en me positionnant comme « chef de projet ». Il s’avère que cette expérience m’a fait comprendre que le plus important était de savoir répartir les tâches en fonction de l’expertise, du temps mais aussi des affinités de chacun. » Alexandre C
« Je pense que grâce aux outils collaboratifs, nous avons pu rester sur des réunions efficaces et pas trop fréquentes. Les avis de chacun étaient ajoutés aux documents du drive, évitant tout débat et digression dans les réunions. » Nicolas
C’est ainsi qu’une douzaine d’internes déterminés ont pris part à cette aventure, traquant les financements, les partenaires, les goodies et autres devis avantageux.
A l’heure du bilan
« Qu’aurais-je voulu réaliser dans ce séminaire ? Rien qui n’y soit pas déjà. »Philippe
Dix-huit mois d’engagement plus tard, quelques erreurs, des hésitations, de l’imagination, de l’organisation et de l’improvisation, les internes lillois vous ouvrent les portes de leur ville pour un programme scientifique stimulant. Des intervenants passionnants et passionnés vous interpelleront sur un thème unique, le risque sanitaire, abordé sous différents angles : épidémiologie, économie et communication. A l’heure du changement permanent dans les secteurs médicaux, pharmaceutiques ou encore environnementaux, les individus souhaitent plus que jamais s’informer et s’assurer de la sécurité et de la qualité des services. Il s’agit d’un enjeu public qui mobilise des compétences variées et pluridisciplinaires, ainsi que des moyens financiers importants.
Sur un versant plus festif, un programme social soigneusement élaboré vous attend, avec un aperçu de la capitale des Flandres (soleil non contractuel) et de son hospitalité, une découverte de la gastronomie locale et de ses vertus diététiques, sans négliger une indispensable incursion dans la vie nocturne de la ville.
« L’organisation du séminaire relève d’un véritable défi tant nos compétences et personnalités peuvent diverger. Pour le moment, nous avons trouvé un bel équilibre pour mettre en avant nos compétences respectives et j’espère que nous pourrons au terme de ce séminaire nous sentir plus forts et plus confiants. » Yujin
Un séminaire qui – nous l’espérons – marquera les esprits de ses participants, et qui aura eu, quoiqu’il arrive, le mérite de marquer celui de ses organisateurs. Parce qu’il s’agit avant tout d’une expérience humaine formidable, impliquant des personnalités très différentes, avec des motivations variables et fluctuantes : des internes issus de l’associatif, ou peu enclin à travailler collectivement ; des personnes qui se sont parfois laissés surprendre par leurs propres capacités et qui ne regrettent pas leur investissement. Finalement, une équipe soudée qui se plie régulièrement à des réunions et se soumet à des séances de team building dans un lieu tenu secret.
« On apprend à connaître les internes des années précédentes et suivantes, et on découvre les personnalités, les capacités et les défauts de chacun sous un autre angle puisque c’est une structure à part où les relations, hiérarchiques ou non, sont complètement modifiées. » Marielle
«La gestion de projet est avant tout humaine, et c’est cette aventure humaine qui restera comme le souvenir le plus marquant, où le terme « team building » prend tout son sens, entouré d’internes dont la motivation n’a d’égale que la sympathie. » Alexandre C
Et puisqu’il s’agit d’une aventure collective, il est impensable de ne pas remercier les personnes suivantes : notre équipe enseignante performante, très investie dans l’élaboration du programme et la recherche des intervenants, menée par le Professeur Amouyel, Brigitte (qui a dû gérer le Sanfi en plus du Service d’épidémiologie régional), les Strasbourgeois (AiSPA), les Lyonnais (SPLyon) et le CliSP, sans qui tout aurait été bien plus laborieux, et enfin les quelques centaines d’internes qui bravent le froid afin de prendre part à cet évènement.
Propos recueillis par Florence Condat et Laurent Devien
avec la participation de l’équipe d’organisation
Dessin détourné par Florence Condat
Word cloud réalisé par Florence Condat
Composition de l’équipe d’organisation
Chef de projet
Alexandre Caron (7ème semestre)
Secrétaire
Nicolas Depas (3ème semestre)
Référent logistique, webmaster
Alexandre Georges (5ème semestre)
Référent partenariats privés
Adrien Ghenassia (5ème semestre)
Référent partenariats publics
Philippe Trouiller (3ème semestre)
Trésorière
Marielle Wathelet (3ème semestre)
Référent communication
Yujin Jung (5ème semestre)
Responsables éditoriaux (Bulletin du CliSP)
Florence Condat (1er semestre)
Laurent Devien (1er semestre)
Responsable welcome pack
Audrey Parent (1er semestre)
Responsables supports de communication
Pierrine Aly (1er semestre)
Aurore Chadal (1er semestre médecine du travail)
Contact : seminaire.national.lille@gmail.com
Site internet : www.alisp.fr
Compte Twitter : @Alisp59000
